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浅谈国际工程项目文控体系

  • 2024-12-18
  • 友勤 uniepm

作者：张志峰  中国港湾工程有限责任公司信息化部总经理

国际工程项目文档协同管控体系是国际工程项目中业主普遍要求EPC总承包商遵守并使用的管控体系。我初次接触到国际工程文控是2017年，中国企业在马来西亚承建东海岸铁路项目，合同额百亿美元，业主根据合同文件要求承包商提供一套文档协同管控软件，用于整个工程项目的设计审批、征地拆迁、工程进度、质量及安全等全面管理，当时业主提供两个建议选择，一个是澳大利亚的ACONEX软件，另外一个是美国的TEAMBINDER软件，报价在2,000万人民币左右，当时承包商非常重视，主要领导亲自参加比选，组织会议远程分别听取两个产品功能介绍，我有幸全程参加了会议，后来选择了ACONEX，我感觉是因为这家软件工程师讲的比另一家软件工程师好，当时感觉文控就是一个大号的OA，仅仅是业主要求的各种工程文档的报送审批及流转管理，怎么会那么贵？2018年美国的甲骨文公司收购了澳大利亚的ACONEX公司，交易金额是15亿美元。2019年，中国企业在巴拿马中标巴拿马运河大桥项目，合同文件也规定承包商必须向业主提供建设一套SCMD系统（System Control Management Document)。我全程参加了软件比选，最后甲骨文公司中标，SCMD系统建设合同金额约800万人民币，这套系统的本质也是建立一套项目文档协同管控系统，这两件事情对我触动很大，开始认真学习研究国际工程文控体系的资料，并对文控有了一些初步的概念和理解，后来工作中又接触到香港中资企业在当地使用EDMS（Electronic Document Management System）系统，也是对文档的标准化管理，越来越感觉到国际工程文控体系的科学性和先进性。

国际工程项目文控体系核心是对工程项目资料文档的科学分类和标准化过程管控，它通过对项目全生命周期的文档进行科学的分级分类，并结合各参与方的工作岗位职责对文档流程和权限进行了标准化的划分，保证了工程项目的全过程文档记录齐全，可追溯、可查询，最终保障了各参与方的利益，实现了项目收益的最大化（业主利益的最大化）。这么先进的管理理念在国际工程项目中很普及，但是为什么在国内工程项目管理中很少见，当然国内大型工程项目业主也有计量支付系统，电子文档系统。我个人认为（也可能不对，仅代表个人意见）是因为国际工程文控体系体现的是法人主体之间平等的合同契约精神以及职业经理人理念，国际工程项目的参与各方主体包括业主、咨工、设计、总承包商、分包商、材料设备供应商等法律主体平等，合同（当然还有法律）是最重要的且唯一需要遵守的规则，而合同履约过程中利益相关方有争执（变更索赔）发生时唯一的证据就是包括往来信函在内的各类过程文档，靠这些资料就可以保护各自的权益。然而国内工程往往是乙方处于弱势地位，甲乙双方不平等，从社会地位上，出钱的业主是老大，其次监理和设计单位，再次是总承包商，后次是分承包商和材料设备供应商，一级压一级法律主体不平等，大部分乙方往往靠搞关系解决问题，尤其业主是政府时很难打官司，变更索赔时关系更重要，文档证据倒在其次，所以国内工程项目对文控使用不是必须品，是土壤环境不具备。

经过调查研究，个人认为国际工程项目文档协同管控体系有三个较为明显的特点：

一是实现了跨法人或组织的多方协同共享。文控体系很开放，类似于邮件只要有邮箱地址信息即可送达，而传统国内的企业或工程项目管理信息系统大都基于一套企业的组织架构建设并且仅组织内用户使用，流程权限控制均在组织内，组织外的人员无法使用，例如甲公司的OA及项目管理系统，乙公司无法使用，也不可能，不信任。而文控体系的思想是跨组织使用，各相关方只需要用邮箱注册即可进入体系开展协同工作。同时，由于各组织之间的法律合同地位平等，组织之间可以根据合同条款的约定来约束各自流程审批的时限，如某些事项需要在7天内批复意见，否则视为默认无意见，这大大提高了项目建设过程的各方协同工作的效率。   

二是对文档多维度扁平化的矩阵式管理架构。传统的文档管理比如文件夹管理方式是单维度多层级的，每个文件夹表示一个分类，可以有多级文件夹，但如果碰到一份文档同时适合两个文件夹分类，例如，某某文档既是一份工作总结报告，又是一份工程技术文档时则会造成管理者不知如何存放到哪个文件夹，时间久了会记忆混乱，国际工程文控体系对于文档的管理是多维度、扁平化、矩阵式的管理，一个维度是文档本身的属性如公文信函、总结报告、工作计划、专项方案、标准规范，会议纪要等，第2个维度是业务维度，例如商务合同、工程管理、设计管理、技术管理、采购物流、 QAQC、HSE等，第3个维度是文档相关联单位的维度，还可以有第4个维度如具体工程部位的维度，这种多维度管理虽然存储时多些填选麻烦，但带来了更加快捷的查询效率，也不会引起混乱。

三是对文档精细化的权限控制和过程版本管理。对于文控体系中不同组织的每个用户，文档新增、编辑、查询、更新、删除等权限均可以灵活配置，根据不同组织不同工作岗位设计不同的权限，每份文档根据管理者不同时间阶段的发展保存各个历史版本（含每次版本更新说明），例如采购采购经理权限设置为仅可以看到项目相关供应商的往来信函，采购寻源及报价资料，谈判会议记录等。BIM经理设置为可操作BIM模型文件而无权限看到采购相关文档，包括安全质量工程师，商务经理等各自只能操作自己权限范围内的文档，如果岗位人员变更则新的员工将可以继承前任员工的权限，避免了工作交接记录不全引起的工作延误，适合职业经理人，实现了“铁打的营盘流水的兵”。同时项目领导随时可以查询他有权限查看的文档资料，减少了传统管理模式下员工经常给领导加班找资料的烦恼。

历史留给社会的除了实体物外只有文字影像记录，工程项目中所有人工作的结果记录除了实体工程外也唯有文档资料，所以国际工程文档协同管控体系本质上是对所有人“工作内容”的管控体系，它对具体工作参与组织或人员可实现更好地分清责任，减少推委并提高效率，同时每个岗位的工作（文档）记录清晰，工作内容可以实现量化，作为考核参考依据。另外它可以更好地解决国际工程项目中工程周期长，人员变动频繁造成的过程文档资料丢失问题，如个人邮箱资料，个人电脑中的资料会随着人员的离职而无法找到。它能更好地支撑国际工程项目优质高效顺利完工，同时由于建设过程中的各种过程文档资料齐全，事实回溯清晰，可以支撑项目商务索赔工作。除了前面介绍的几个国际知名文控软件，目前国内也出现了国产文控管理软件如EDMCS等，核心功能和理念也是相同，随着国资央企提出打造世界一流企业实现高质量的项目管理的目标要求，文控体系必将发挥越来越重要的作用。

《国工百家讲堂》第109篇

轮值主编 |王雅欣 责任编辑 |金旵

转载声明：

本文转载自“国工百家讲堂”微信公众号，原文标题为《浅谈国际工程项目文控体系》。友勤未对文章内容进行任何改动，本文所有版权归原作者及其公众号所有。如需转载请联系原公众号或作者。

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