想让事情顺畅，得先有一个“游戏规则”，配一个合适的“平台”，再持续的跟踪和报告。
需要理清楚，作为需求单位，您计划让供应商提交文档的最佳流程是什么。
想要实现终极的协作，您的内部文控或记录管理系统在国际工程项目中将很难派上用场。国际工程项目团队尽量选择中立的、在国际工程领域被广泛信任和采纳的项目信息协作平台，你的目标应该是让更多的境外参建方接受并使用它。记住，在国际工程项目履约过程中，您采用的任何一个管理平台应该既是工具也是语言。
具体来说，就是要定期检查每个供应商的文件提交进度，看看哪些供应商按时交了，哪些还在拖。
最好能做一个简单的进度表或平台上的统计报表，把“已提交”、“审核中”、“已批准”、“逾期未交”这些状态清清楚楚地列出来。
必要的时候，还可以把这些进度信息在周例会、月报里展示出来，让供应商自己也能感受到项目的节奏和压力。
在实际操作中，管理供应商文件最大的挑战是如何有效培训和持续监督数量庞大的供应商。尤其是在很多供应商第一次参与您的项目、对项目的信息管理方案并不熟悉的情况下，如果前期不做好指导，后续问题会层出不穷。
因此，文控工程师应在项目初期，为每一家新加入的供应商安排针对性的培训，让他们清楚平台的使用方法、文件命名规则、提交流程和时间要求，从一开始就把规则讲明白。这样才能避免在项目中期被各种文件问题拖慢进度。
供应商文档管理，说白了就是让信息在项目里顺畅流动。
它看似是文控的事，但其实关系到设计、采购、施工、安装、试运以及移交的每一个环节。文控经理要在项目一开始就领导DRIM（document, records, and information management ，DRIM）团队把规则定清楚，把平台建好，把供应商培训到位。
这样一来，项目执行中就能有条不紊，少掉很多不必要的延误和返工。
毕竟，在国际工程里，文件卡住了，工地就得等——而这，谁都不想看到。