在国际工程项目中，跨组织的信息协作是一项至关重要的基础性工作，直接关系到图纸、技术文件、合同文书、信息请求（Request for Information, RFIs）等关键资料的审查、批准与决策，其效率高低将直接影响项目的工期与成本。同时，这一过程中所形成的往来记录与信息痕迹，往往构成完整的证据链，是项目在应对索赔与争议解决时的重要依据。
因此，若能在项目初期就制定清晰、系统的项目信息管理计划（Information Management Plan, IMP），并在其中明确“政策（Policy）”、“流程（Processes）”与“程序（Procedures）”这三项关键内容，将有助于显著提升报审效率、提高决策透明度和信息可追溯性，从而增强索赔的成功率，并有效降低工期延误和争议发生的风险。
本文将对“政策、流程与程序”三个概念进行简要介绍。
政策是组织层面对信息管理制定的战略性指导原则，用以明确信息的创建、共享、存储与使用应遵循的基本方向。它通常体现为高度统一、具有合规性并可在整个项目团队中保持一致的高层次准则。
政策为信息管理建立了基本“规则”，为后续的流程设计与执行提供了制度基础。
流程是在政策指导下，为实现某一具体目标（如完成文件审批）而制定的一系列有序步骤和角色分工安排。它解决的是“工作如何运转”的问题。
这个流程可以设为一个完整的长工作流，也可以被拆分成多个短工作流，视项目的管理需求而定。
程序是在流程框架内，为具体执行人员提供的详细操作指南，解决的是“具体怎么做”的问题。它具有高度操作性，是实现流程标准化执行的关键手段。
例如，在流程中要求将文件上传至Aconex系统，程序则会进一步细化为：
在国际工程项目中，参与方众多，界面复杂。如果缺乏系统、规范的信息管理体系，各方可能面临以下问题：
因此，建立高质量的项目信息管理计划，明确“做什么（政策）、如何协作（流程）、怎么操作（程序）”，不仅能保障项目高效运转，也为争议解决和风险控制打下坚实基础。